Rodzaje faktur w firmie

W obiegu gospodarczym funkcjonują różne rodzaje faktur. Poza zwykła fakturą VAT przedsiębiorcy mogą wystawiać także inne typy dokumentów księgowych. Są one uzależnione od specyfiki transakcji.

Z tego artykułu dowiesz się:

• Jakie są główne rodzaje faktur w firmie?
• Jakie dodatkowe rodzaje faktur występują w obiegu gospodarczym?
• Czy pro forma jest fakturą?

Jakie są główne rodzaje faktur w firmie?

Na początku warto wyróżnić 4 główne rodzaje faktur:

• faktura sprzedaży (faktura VAT),
• faktura zaliczkowa,
• faktura końcowa,
• faktura korygująca.

Faktura VAT jest najczęściej stosowanym dokumentem sprzedaży wystawianym w obrocie detalicznym i hurtowym. Dokument ten dotyczy zarówno towarów, jak i usług. Jego odbiorcą może być przedsiębiorca lub osoba fizyczna. Faktura VAT może mieć formę papierową lub elektroniczną. Powinna być wystawiona w dwóch egzemplarzach. Po jednym dla każdej strony transakcji. Na fakturze VAT muszą znaleźć się następujące informacje:

• dane obu stron transakcji (sprzedawca i nabywca),
• numer i data wystawienia dokumentu,
• nazwa towaru lub usługi,
• cena netto, brutto oraz stawka i kwota podatku VAT.

Faktura zaliczkowa jest potwierdzeniem wpłaty zaliczki, zadatku lub przedpłaty. Należy ją wystawić, jeśli nabywca uiści część zapłaty przed dokonaniem sprzedaży, dostawy towarów lub usług czy wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość. Fakturę zaliczkową można wystawić nie wcześniej niż 60. dnia i nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, kiedy dokonano dostawy towarów lub usług.

Faktura zaliczkowa musi zawierać następujące dane:

• dane obu stron transakcji,
• numer i datę wystawienia dokumentu oraz otrzymania należności,
• nazwę, ilość i wartość towaru lub usługi,
• kwotę zaliczki i naliczonego podatku,
• cenę jednostkową i całkowitą wartość towaru lub usług.

Faktura końcowa to dokument wystawiany po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi, w którym ich wartość jest pomniejszona o kwotę otrzymanych wcześniej części. Służy rozliczeniu zaliczek, zadatków oraz innych częściowych wpłat.

Ten rodzaj faktury musi zawierać:

• całkowitą wartość transakcji pomniejszoną o otrzymane zaliczki,
• wykaz faktur zaliczkowych wystawionych do tej transakcji.

Faktura korygująca jest dokumentem poprawiającym błędy, jakie pojawiły się na wystawionej fakturze. Najczęściej jest wystawiana w następujących sytuacjach:

• rabat, upust lub obniżka ceny,
• zwrot towarów lub opakowań,
• zwrot części lub całości zapłaty,
• pomyłka w dowolnej pozycji na fakturze.

Nie można wystawiać faktury korygującej w miejsce zniszczonego dokumentu. W takiej sytuacji konieczne jest wygenerowanie duplikatu faktury. Na fakturze korygującej należy umieścić informację na temat przyczyny wystawienia dokumentu

Jakie dodatkowe rodzaje faktur występują w obiegu gospodarczym?

Oprócz czterech podstawowych wyróżniamy także dodatkowe rodzaje faktur:

• faktura VAT małego podatnika,
• faktura uproszczona,
• faktura VAT marża,
• faktura VAT RR
• faktura bez VAT.

Faktura VAT małego podatnika jest rodzajem faktury dedykowanym dla przedsiębiorców rozliczających się metodą kasową, czyli odprowadzających podatek dopiero po uzyskaniu zapłaty za fakturę. Na dokumencie powinna znaleźć się adnotacja o treści „metoda kasowa”.

Faktura uproszczona to paragon fiskalny, którego kwota nie przekracza 450 złotych brutto (100 euro). Dokument ten zawiera NIP nabywcy i należy go traktować jak zwykłą fakturę. Na fakturze uproszczonej powinny znaleźć się następujące dane:

• dane obu stron transakcji,
• numer faktury, data wystawienia i sprzedaży,
• nazwa towaru lub usługi,
• całkowita kwota należności,
• kwota ewentualnego rabatu.

Faktura VAT marża to dokument wystawiany przy sprzedaży określonych towarów i usług:

• towary używane (np. samochody, telefony, komputery),
• przedmioty kolekcjonerskie i antyki,
• dzieła sztuki,
• usługi turystyczne.

Ten rodzaj faktury dotyczy wyłącznie towarów używanych, które zostały nabyte od osób fizycznych, podatników VAT zwolnionych (ze względu na wielkość sprzedaży do 200 tysięcy złotych lub z tytułu zwolnienia przedmiotowego art. 43 ust. 1 pkt 2 Ustawy o VAT) oraz podatników VAT (jeśli dostawa towarów podlegała procedurze VAT marża). Faktura VAT marża jest dobrowolna. Podatnik kupujący towar na podstawie takiego dokumentu nie może w jego ramach odliczyć VAT.

Faktura VAT RR ma zastosowanie w transakcjach z tzw. rolnikiem ryczałtowym. Jest to podmiot, który sprzedaje produkty rolne, ale nie wystawia faktury jako sprzedawca, tylko otrzymuje od kupującego fakturę VAT-RR. Na dokumencie znajduje się kwota zryczałtowanego zwrotu podatku według stawki 7%, którą kupujący ma obowiązek wykazać i wypłacić rolnikowi.

Ten rodzaj faktury powinien zawierać:

• dane obu stron transakcji,
• numer faktury, datę wystawienia oraz nabycia produktów,
• oznaczenie rodzaju dokumentu,
• nazwę, liczbę, cenę jednostkową oraz cenę nabytych towarów bez kwoty zryczałtowanego zwrotu podatku,
• stawkę i kwotę zryczałtowanego podatku,
• całkowitą wartość towarów,
• kwotę należności ogółem,
• podpisy osób uprawnionych do wystawienia i podpisania dokumentu,
• oświadczenie dostawcy, że jest rolnikiem ryczałtowym zwolnionym od podatku od towarów i usług na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy o podatku od towarów i usług”.

Jeżeli dostawca jest osobą fizyczną, to na fakturze VAT-RR musi znaleźć się seria, numer, data wydania oraz nazwa organu wydającego dowód osobisty dostawcy.

Faktura bez VAT to dokument wystawiony przez podatnika zwolnionego z VAT. Powinna znaleźć się na nim podstawa prawna tego zwolnienia. Zasada ta nie obowiązuje podatnika, który korzysta ze zwolnienia podmiotowego w kwocie 200 tysięcy złotych. Faktura bez VAT zawiera następujące dane:

• dane obu stron transakcji,
• numer i datę wystawienia faktury,
• nazwę usługi,
• kwotę.

Czy pro forma jest fakturą?

Pro forma nie jest dokumentem księgowym, czyli fakturą. Termin „faktura pro forma” nie występuje w przepisach. Ma ona wyłącznie charakter informacyjny i nie trzeba jej wpisywać do ewidencji księgowej. Pro forma nie stanowi odzwierciedlenia żadnej operacji gospodarczej. Jest wystawiana w celu przedstawienia oferty handlowej czy informacji dotyczącej kwoty do zapłaty za przyszłą dostawę towaru lub wykonanie usługi. Pro forma może być także wezwaniem do zapłaty lub dokumentem informującym o wysokości wymaganej zaliczki. Zabronione jest wystawianie tego dokumentu po otrzymaniu zapłaty. W takiej sytuacji należy przekazać nabywcy fakturę VAT.

Charakterystykę poszczególnych rodzajów faktur reguluje ustawa o VAT. Przepisy prawa jasno precyzują, że o konkretnym rodzaju faktury decyduje nie jego nazwa, ale dane zawarte w dokumencie. Jako przedsiębiorca powinieneś przestrzegać tych zasad.

Czy każdy rodzaj faktury można sfinansować?

Co do zasady wierzytelności będące przedmiotem faktoringu muszą spełniać kilka kluczowych warunków, m.in. muszą być związane z udokumentowanym obrotem gospodarczym pomiędzy firmami, wynikać z rzeczywistej sprzedaży towarów lub usług, są bezsporne, niewymagalne i nie przedawnione. Takie istniejące wierzytelności pieniężne muszą być potwierdzone stosownym dokumentem księgowym – fakturą. Wszystkie typy i rodzaje faktur spełniające powyższe warunki mogą być przedmiotem faktoringu np. w spółce faktoringowej Monevia, fintechu specjalizującym się w finansowaniu faktur w modelu całkowicie online.

Faktury, które nie spełniają warunków do finansowania w ramach faktoringu to w szczególności faktury zaliczkowe i dokumenty księgowe nazywane potocznie fakturami pro forma. Szczególnym przypadkiem jest też faktura VAT RR stosowana w transakcjach z tzw. rolnikiem ryczałtowym, który nie wystawia faktury jako sprzedawca, lecz otrzymuje od kupującego fakturę VAT-RR - ograniczenie w finansowaniu faktoringowym faktur VAT RR wynika z interpretacji podatkowych, które jednoznacznie wskazują, że dłużnik (kupujący), który dokonuje płatności na rachunek inny niż rolnika ryczałtowego nie ma prawa do odliczenia podatku VAT - tak więc finansowanie faktury VAT RR mogłaby po prostu narazić go na straty.

Warto wiedzieć, że spółka faktoringowa Monevia nabywa faktury już od kwoty 700 zł lub 200 euro i finansuje 100% ich wartości brutto!